Verwerkersovereenkomst voor scholen

Verwerkingsverantwoordelijke:de school die via een docent een klas aanmaakt op Woordenleren.nl, hierna “de school”.

Verwerker: [naam onderneming], handelend onder de naam Woordenleren.nl, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [KvK-nummer], gevestigd te [vestigingsadres], hierna “Woordenleren”.

Woordenleren biedt een online omgeving waarin docenten woordenlijsten klaarzetten en leerlingen die oefenen. Deze overeenkomst geldt zolang de school een omgeving op Woordenleren heeft en eindigt zodra die omgeving is verwijderd (zie punt 11).

Woordenleren verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om de dienst te leveren: accounts aanmaken en laten inloggen, woordenlijsten klaarzetten, oefenresultaten bijhouden en die aan de docent tonen. Woordenleren gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden, niet voor reclame en niet om profielen te bouwen buiten de leerroute in de app.

• Docenten: naam, e-mailadres, inloggegevens (via Firebase Authentication), de klassen en lijsten die zij beheren.
• Leerlingen: naam of roepnaam zoals de docent die invoert; een inlognaam, dat is óf een e-mailadres dat de docent invoert óf een gebruikersnaam op ons eigen domein; een toegangscode die de docent uitdeelt; de oefenresultaten en voortgang per woordenlijst; het moment van inloggen.

Woordenleren vraagt geen bijzondere persoonsgegevens en stuurt geen mail naar leerlingen op initiatief van Woordenleren. Een e-mailadres van een leerling is een inlognaam; er gaat alleen mail heen als de school daar later zelf om vraagt.

Woordenleren verwerkt de gegevens alleen op basis van de instructies van de school. Die instructies zijn: het gebruik van de omgeving zoals beschreven op de website en in deze overeenkomst. Wijkt een wettelijke verplichting daarvan af, dan meldt Woordenleren dat vooraf aan de school, tenzij de wet dat verbiedt.

Iedereen die bij Woordenleren toegang heeft tot de gegevens is tot geheimhouding verplicht. Toegang is beperkt tot wat nodig is voor beheer, ondersteuning en het oplossen van storingen.

Woordenleren neemt passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen (https), hosting en database in de Europese Unie, toegangsbeheer op accounts en rollen, logging van in- en uitlogpogingen (maximaal 90 dagen), begrenzing van het aantal verzoeken per account, en dagelijkse back-ups van de database. Toegangscodes van leerlingen worden opgeslagen zodat de docent ze opnieuw kan tonen; de docent kan elke code op elk moment vervangen.

Woordenleren schakelt de volgende subverwerkers in. De school stemt hiermee in door deze overeenkomst te aanvaarden; bij een wijziging krijgt de school daar vooraf bericht van en kan zij bezwaar maken.

• Google Cloud (regio europe-west4, Nederland): hosting van de website en de database.
• Firebase Authentication (Google): inloggen en accountbeheer.
• Resend (servers in de EU): dienstmails aan docenten, zoals een bevestiging van het e-mailadres. Leerlingen krijgen geen mail.

De betaalverwerker Stripe verwerkt alleen de betaling van een klaslicentie door de docent zelf (naam, e-mailadres en betaalgegevens van de docent); gegevens van leerlingen gaan nooit naar Stripe. Een schoollicentie wordt per factuur afgerekend.

Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens informeert Woordenleren de school zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking, met wat er bekend is over aard, omvang en genomen maatregelen. De school beoordeelt of melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkenen nodig is; Woordenleren helpt daarbij.

Verzoeken van leerlingen, ouders of docenten om inzage, correctie of verwijdering lopen via de school. Woordenleren helpt de school daarbij binnen een redelijke termijn. De docent kan zelf leerlingen op non-actief zetten en de omgeving laten verwijderen; voor een export of een specifiek verzoek mailt de school naar info@woordenleren.nl.

Aan het einde van de overeenkomst, of eerder op verzoek van de school, verwijdert Woordenleren de omgeving van de school met alle klassen, leerlingaccounts zonder eigen e-mailaccount, inloggegevens en oefenresultaten. Een leerling of docent die met een eigen account lid was van de omgeving houdt dat account; alleen de koppeling met de school verdwijnt. Op verzoek levert Woordenleren vooraf een export van de lijsten en voortgang.

De school mag Woordenleren vragen om aan te tonen dat deze afspraken worden nagekomen. Woordenleren beantwoordt zulke vragen schriftelijk binnen een maand; een audit ter plaatse gebeurt in overleg, hooguit eenmaal per jaar, op kosten van de school en zonder de dienst voor andere scholen te verstoren.

Voor aansprakelijkheid gelden de algemene voorwaarden. De privacyverklaring beschrijft hoe Woordenleren met gegevens omgaat; bij strijdigheid gaat deze overeenkomst voor wat de schoolomgeving betreft. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Wijzigingen in deze overeenkomst worden op deze pagina gepubliceerd met een nieuwe datum; de school krijgt bij een inhoudelijke wijziging vooraf bericht.